Het overstappen naar een nieuw ECD is niet binnen een middagje gepiept. Het vergt flink wat tijd en geld, maar heeft wel een goed doel. Want uiteindelijk wil je sneller en efficiënter je werk kunnen doen met een ECD dat je op alle fronten ontzorgt. Bij Oscar ECD nemen we je graag het werk uit handen en zorgen we voor een soepele overgang. Wij vertellen je graag hoe een overstap naar Oscar in zijn werk gaat.
Veel vrijgevestigden of praktijken zien op tegen het overstappen naar een nieuw ECD. We horen met name de vrees dat het overzetten van de dossiers veel tijd eist en enorm complex is. Maar in de praktijk valt dat reuze mee. Of je nu zelfstandige bent, een grote of kleine praktijk hebt; wij zorgen voor een goede voorbereiding en planning. Tijdens het traject nemen we je zoveel mogelijk werk uit handen.
Huidige contract opzeggen en planning maken
Allereerst maken we een planning waarin we belangrijke momenten vastleggen: wanneer moet de data aangeleverd zijn, wanneer start de migratie en wanneer gaan we het ECD inrichten? De volgende stap is (indien noodzakelijk) het opzeggen van het contract met de leverancier van het huidige ECD-systeem. Zo voorkom je onnodige kosten bij de oude leverancier.
Export van de data
De leverancier van het huidige ECD is bij wet verplicht om mee te werken aan de export van de data. Alle relevante cliëntgegevens worden verzameld, zoals medische dossiers, behandelplannen en evaluaties. Zo kunnen wij het zonder problemen overzetten naar Oscar.
Migratie
Na de data-export kan de migratie van de lopende dossiers naar de nieuwe applicatie plaatsvinden. De geëxporteerde gegevens worden geïmporteerd in Oscar.
Inrichten op maat
Bij instellingen richten we de Oscar software op maat in. We richten bijvoorbeeld accounts in op basis van (behandel)rol, maken documentatie op in de huisstijl van de praktijk en stellen de contracten met zorgverzekeraars beschikbaar.
Uitleg en toelichting
Als Oscar klaar is ingericht, geven we de gebruikers uitgebreide uitleg en toelichting te geven over het nieuwe ECD-systeem. Op datum van livegang gaan de medewerkers aan de slag in een praktijkomgeving die volledig en specifiek is aangepast aan hun behoeften. Indien er vragen ontstaan, staat onze professionele helpdesk klaar om ondersteuning te bieden, zowel telefonisch als via e-mail.
Hoe lang duurt het overzetten?
Het overzetten ligt aan de grootte van de praktijk of instelling. Gemiddeld hebben we een praktijk binnen drie tot vijf dagen overgezet naar Oscar ECD.
Hoe lang duurt het voor een praktijk gewend is geraakt?
Wennen aan een nieuw ECD is voor iedere praktijk anders. Het hangt af van factoren als het team, de grootte van de praktijk en de bereidheid van het personeel om het nieuwe systeem te omarmen. Het kan voor medewerkers een uitdaging zijn om zich aan te passen aan een nieuw systeem en een nieuwe workflow. Daarom is het belangrijk om genoeg tijd te investeren aan het trainen van de professionals in het leren gebruiken van Oscar ECD. Het kan enkele weken tot maanden duren voordat medewerkers volledig vertrouwd zijn met het systeem en zich comfortabel voelen bij het navigeren en registreren van gegevens.
Moet je gegevens handmatig in het ECD zetten?
Nee, dit hoeft niet. Wij van Oscar ECD exporteren je data van het oude ECD naar Oscar. Kan het huidige ECD een exportbestand maken, dan zetten we ook de dossiers van de cliënten over, net als de behandelplannen en contracten met zorgverzekeraars. Zo kun jij door blijven werken en merk je er als behandelaar helemaal niets van.
Hoe kan het dat praktijken/professionals huiverig zijn om over te stappen?
Mensen zijn vaak van nature terughoudend als het gaat om verandering. Het overstappen naar een nieuw ECD betekent dat ze vertrouwde processen en workflows moeten loslaten en nieuwe systemen moeten leren. Dit kan zorgen voor onzekerheid en weerstand. Zelfs als het huidige ECD toch niet zo goed bevalt. Ook vereist het implementeren van een nieuw ECD vaak een aanzienlijke tijdsinvestering voor training en het aanpassen van processen. Gezien de druk op de zorg die er al heerst kan dit als een extra last worden gezien.
Hoe kun je ervaren of Oscar ECD bij je praktijk past?
We bieden een vrijblijvende demonstratie aan, waarin we je meenemen door de procesondersteuning binnen Oscar. Ontdek zelf wat Oscar voor jou en je organisatie kan betekenen.
We begrijpen dat het overstappen naar een nieuwe softwareleverancier een belangrijke en zorgvuldige beslissing is. Vragen en twijfels zijn dan ook niet meer dan normaal. We hopen dat deze informatie je enige duidelijkheid heeft gegeven over de overstap naar Oscar ECD, maar aarzel niet om contact met ons op te nemen. Indien gewenst plannen we graag een demonstratie in, zodat je onze software van dichtbij kunt ervaren en al je vragen kunt stellen.
