Een elektronisch cliëntendossier, afgekort ‘ECD’, is een van de meest besproken softwareoplossingen in de zorg. Het draagt bij aan een efficiënte werkwijze en ondersteunt bij de documentatie van de cliëntgegevens. Verder maakt het gemakkelijk om een behandelplan op te stellen en te doorlopen. Een ECD ondersteunt de zorgprofessional in zijn/haar werk, zodat het voor hen mogelijk wordt de best mogelijke zorg te bieden. Ook bespaart een goed ECD de zorgprofessional tijd, zodat deze zo veel mogelijk tijd kan besteden aan het leveren van zorg. Het aanbod aan ECD leveranciers is momenteel enorm, om radeloos van te worden. In deze blog leggen we uit welk type ECD het beste past bij de verschillende vormen van marktvraag van instellingen en praktijken. Na het lezen van deze blog weet je beter welk type ECD het beste aansluit bij jouw organisatie.

Een passend ECD bij de Zorgvraag

Er zijn veel verschillende vormen van zorg en zorgaanbieders. Deze nemen alsmaar toe, omdat de mens steeds individualistischer wordt en er nieuwe behandelmethoden worden ontdekt. Dit vraagt om cliëntgerichte behandelingen, waar weer passende softwareondersteuning gewenst is. Het zorgaanbod past zich dus aan op de zorgvraag: welk type zorg wordt er gevraagd en aangeboden? Ook is het hierbij belangrijk welke ondersteuning deze zorgaanbieders nodig hebben om aan de vraag te kunnen voldoen?

Biedt een instelling of praktijk gespecialiseerde zorg? Dan vraagt deze vorm van zorg om een ECD dat zeer accuraat in deze behoefte en werkvorm voorziet. Zij leveren een specifieke dienst, waar een organisatie die verschillende of vrije vormen van zorg verleent daarentegen meer baat heeft bij een ECD dat algemeen is ingericht. De verschillen hierin zijn groot en het is dan ook belangrijk om goed voor ogen te helpen welk type ECD jouw organisatie naar een hoger niveau tilt. De voordelen van een branchegericht ECD voor gespecialiseerde zorg valt onder te verdelen in drie essentiële onderdelen. We zetten ze op een rijtje.

Eén zorgtype

De cliënt staat in het gehele proces centraal, uiteraard. Ondanks dat heeft deze minder met het ECD te maken heeft dan de professional. Zo heeft de cliënt het recht op inzage in eigen dossier en zal deze sinds de ingang van het Zorgprestatiemodel intensiever betrokken worden bij het eigen herstelproces. Toch is het de zorgprofessional die zorgregistratie bijhoudt, facturaties indient en het behandelplan leidt. Een zorgprofessional die werkzaam is in een organisatie waar ze één zorgvorm aanbieden verlangt een ECD dat hierbij aansluit. Deze kan dan ook veel specifieker en accurater bediend worden. Er is dus één specifieke dienst en behoefte, waarbij een ECD dat branchegericht is zeer accuraat ondersteuning kan bieden. Er hoeft weinig tot geen rekening gehouden te worden met anderen werkvormen. Het efficiënt inrichten van het dossier scheelt hierdoor veel tijd en energie.

Zo zijn administratieve stromingen vooraf goed ingericht en sluiten de tools en koppelingen naadloos aan bij de werkvormen van de professional. Een behandelplan is ook snel opgesteld, omdat de klachten in de basis al bekend zijn en in de systemen staan. Facturaties kunnen snel en foutloos naar de zorgverzekeraar verzonden worden, nadat de fouten door het systeem gecorrigeerd worden. Dit om te voorkomen dat de factuur wordt afgekeurd en er dubbel werk ontstaat.

Meerdere zorgtypes

In het geval van een organisatie die meerdere vormen van zorg aanbiedt, wordt er een bepaalde flexibiliteit verwacht in het ECD. Daarnaast moet er met meerdere wensen, wetten en werkvormen rekening gehouden worden. Dit maakt dat er extra inspanning gevraagd wordt om bepaalde documentatie goed aan te leveren en te voldoen aan de regels. Het controleren van documentatie wordt daarnaast ook lastiger. Echter is het voor een organisatie met uiteenleggende disciplines toch raadzaam om te werken met één ECD. Zo wordt de afhankelijkheid van een softwareleverancier beperkt en het drukt de maandelijkse kosten.

Een cliëntgericht ECD

Daarnaast is een ECD dat opgebouwd is voor een specifieke branche beter in staat op gepaste wijze te communiceren richting de cliënt. De interface hanteert een passende tone of voice, omdat het afgestemd wordt op de situatie van de ‘doelgroep’. Het zorgt er bijvoorbeeld voor dat cliënten bij berichtgeving enkel te maken krijgen met voor hen begrijpelijke termen. Een zorgprofessional ziet voor diezelfde benaming een vakterm getoond worden. Voor cliënten is het belangrijk dat zij duidelijkheid ervaren en zich begrepen voelen, omdat dit bijdraagt aan een voorspoedig proces. De communicatie verloopt zo soepel, de juiste vragenlijsten en overige documentaties staan sneller klaar en de uitgevoerde behandelingen worden goedgekeurd zonder dat daar vragen over ontstaan.

Juridisch

In de zorg gelden veel wetten en regels, welke per branche weer verschillen. Niemand wenst zijn vingers te branden aan het onbewust niet naleven van de regels. Om die reden is het prettig om te weten dat een ECD de wetten en regels die binnen jouw branche gelden ondersteunt. Er wordt namelijk gewerkt met zeer privacygevoelige informatie. Zo kan een ECD dat bekend is met de wetten en regels bijdragen aan de veiligheid. Het sluit risico’s tot het overtreden ervan uit en ondersteund bij het hanteren van de veiligheidsmaatregelen.

Continuïteit waarborgen/verbergen

Op dit moment is de druk op de zorg binnen verschillende branches erg hoog door personeelstekorten, vergrijzing en als nasleep van de coronacrisis. Verschillende instellingen en praktijken in de zorgsector hebben de deuren moeten sluiten. Om die reden is het raadzaam te zoeken naar een ECD-leverancier die met hun product bijdraagt aan de continuïteit van de organisatie.

Dit kan bijvoorbeeld door het inzetten van data, waaruit het management de informatie kan halen die zij nodig hebben om de interne ontwikkelingen in de gaten te houden. Denk bijvoorbeeld aan de kosten per consult, de verwachte tijd van een behandeling tegenover de gerealiseerde tijd of het aantal cliënten per professional. Dit laatste is bijvoorbeeld van belang om uitval van professionals te voorkomen. Bijvoorbeeld wanneer ze te veel cliënten behandelen en overspannen raken. Hier kan dankzij deze data preventief op gehandeld worden.

Oscar – het ECD voor de GGZ

Bij DataLeaf hebben we, na veel marktonderzoek, gekozen om de GGZ te voorzien van een ECD op maat. Onder GGZ vallen praktijken van psychiaters en dagbehandelcentra voor geestelijke gezondheids- en verslavingszorg (SBI-code 86222) en praktijken van psychotherapeuten en psychologen (86913). Zeker deze branche(s) verlangen op dit moment naar een product dat hen helpt in een tijd van druk op de branche. Met Oscar willen wij de zorg verbeteren door zowel cliënt, zorgprofessional als het management/directie voorzien in hun behoefte. Zo verbeteren wij dankzij dit branchegerichte ECD samen met onze partners de zorg voor de belanghebbenden. Benieuwd naar hoe we dit doen? We gaan graag in gesprek om te achterhalen of we iets voor elkaar kunnen betekenen.