Je werkt waarschijnlijk al lange tijd met hetzelfde elektronisch cliëntendossier (ECD) en dat gaat best goed. Maar op een gegeven moment merk je dat niet alle zorg- en werkprocessen meer optimaal worden ondersteund. Hier en daar ontstaan kleine ergernissen en je vraagt je af of het huidige ECD nog wel bij de organisatie past. Je bespreekt het met collega’s, de ICT-afdeling, de innovatieafdeling en misschien zelfs met het bestuur. Het is duidelijk tijd om opnieuw in kaart te brengen wat jullie nodig hebben. Wat sluit aan bij onze visie? Welke stap voorwaarts zou goed zijn? Wat maakt onze cliënten, hun families en onszelf gelukkig? En welke software ondersteunt dat het beste?

Een efficiënt elektronisch cliëntendossier (ECD) maakt het verschil tussen tijd hebben voor je cliënten, of tijd kwijt zijn aan administratie. Maar hoe weet je zeker of jouw organisatie nu echt toe is aan een nieuw ECD? Stel jezelf eerst te vraag: wat zijn de problemen binnen mijn organisatie? Gebruik deze checklist om te bepalen of het tijd is om over te stappen naar een nieuw ECD.

1. Gebruikersvriendelijkheid

Bij het invoeren van gegevens ben je veel tijd kwijt met het overtypen van informatie van briefpapier naar een computer of van systeem naar systeem. Ook staan een hoop van je bestanden nog op de computer, waardoor het terugvinden van bepaalde gegevens een groot karwei kan zijn. Daarnaast zijn navigatiemenu’s niet intuïtief en makkelijk om te gebruiken.

Een ECD moet eenvoudig te gebruiken zijn voor alle medewerkers, ongeacht hun technische vaardigheid. Een gebruiksvriendelijk systeem zorgt ervoor dat iedereen in de organisatie snel en efficiënt kan werken. Ook is het belangrijk dat er voldoende ondersteuning beschikbaar is, zoals een helpdesk, trainingssessies en online handleidingen.

2. Functionaliteiten en integratiemogelijkheden

Jouw huidige ECD biedt niet alle noodzakelijke functies voor een volledige en nauwkeurige medische dossiervorming. Het invullen van urendeclaraties slokt te veel van je tijd op. Hetzelfde geldt voor het schrijven van de gespreksverslagen.

Ook merk je dat het fijn zou zijn als het ECD met andere systemen en software binnen de zorginstelling kan worden gebruikt. Je wilt namelijk dat je ECD over alle functionaliteiten beschikt die je nodig hebt, en naadloos integreert met andere systemen die je organisatie gebruikt. Denk aan een verwijzing van de huisarts die direct in je ECD terecht komt. Of aanmeldingen van cliënten die soepel verlopen waardoor jij alle cliëntgegevens op een rijtje hebt. Daarnaast is het handig als jij je afspraken in Outlook kunt zien. Het koppelen van systemen zorgt namelijk voor een efficiënte gegevensuitwisseling, vermindert dubbel werk en verkleint de kans op fouten.

3. Beveiliging

Misschien is het je instelling al eens overkomen, maar hopelijk blijft het je bespaart: beveiligingsincidenten. Van onbevoegde personen die toegang hebben tot gevoelige informatie, tot informatie die niet versleuteld verstuurd wordt. Je wilt natuurlijk geen risico lopen dat je cliëntgegevens op straat komen te liggen. Buiten dat dit boetes en andere juridische problemen kan veroorzaken, vertrouwen je cliënten erop dat hun gegevens veilig zijn.

Zorg ervoor dat het ECD van je organisatie altijd up-to-date is met de laatste wettelijke vereisten (AVG) en voldoende beveiliging biedt voor gevoelige cliëntinformatie. Gezien de gevoelige aard van geestelijke gezondheidsinformatie, is een sterke nadruk op privacy en beveiliging essentieel. Hiervoor zijn een ISO- en NEN-certificering goede indicatoren. NEN7510 & ISO27001 zijn de meest belangrijke in de zorg in Nederland.

Check ook of je ECD een audit trail bijhoudt van alle gegevensbewerkingen. Dit betekent dat elke toegang tot en wijziging van cliëntgegevens gedocumenteerd moet zijn, zodat je kunt traceren wie wat heeft gedaan en wanneer. Dit is belangrijk voor zowel interne controle als externe audits.

Toegang

Een cliënt is eigenaar van het eigen dossier. Het is dan ook handig als de toegang tot het dossier makkelijk te faciliteren is via jouw ECD. Ook is het handig als je zelf eenvoudig bij de dossiers van je cliënten kan. Daarom is het goed om je af te vragen of je momenteel gemakkelijk én op beveiligde wijze bij de dossiers van je cliënten kunt.

Zorgverleners moeten altijd en overal toegang kunnen hebben tot de dossiers van hun cliënten. Vraag jezelf af of het ECD toegankelijk. Als medewerkers niet op locatie in je systeem kunnen, moet je toch even achter je oren krabben. Daarnaast moet je kijken of het huidige ECD veilige inlogopties biedt, zoals een multi-factor/twee staps-authenticatie.

4. Rapportagemogelijkheden

Zijn de rapportagemogelijkheden van je huidige systeem toereikend genoeg? Een goed ECD kan snel en eenvoudig rapporteren waardoor je met behulp van rapportages weet welke zorg is verleend en hoe die zorg is verlopen. Dit helpt bij het monitoren van de voortgang van cliënten, het evalueren van de effectiviteit van behandelingen en het identificeren van trends.

5. Schaalbaarheid

Misschien heb je de ambitie om je huidige instelling te laten groeien. Of wil je in de toekomst groeien met meerdere teams of zelfs meerdere locaties? Kan jouw ECD dan met je meebewegen?

Ga na of je huidige systeem kan meegroeien met de toekomstige behoeften van je organisatie. Met een flexibel en schaalbaar ECD speelt je organisatie beter in op veranderingen en groei, zonder dat je opnieuw een groot systeem moet aanschaffen.

Overstappen van ECD is een investering

Bij het overstappen naar een nieuw ECD komt ook een kostenplaatje kijken. Het grootste kostenplaatje is verbonden aan de migratie van je data van het ene systeem naar het andere. Hoewel het kostbaar kan zijn om over te stappen naar een nieuw ECD, is het goed om het potentiële rendement van de investering te benadrukken. Een goed ECD verbetert de efficiëntie, verhoogt de kwaliteit van de zorg en bespaart dus indirect op de kosten.

Kies jij voor Oscar ECD?

Regelmatig evalueren of je huidige ECD nog aan de behoeften van je organisatie voldoet, is dus een verstandige keuze. Een efficiënt en up-to-date ECD helpt je bij het leveren van betere zorg en bespaart tijd en kosten.

In samenwerking met diverse zorgprofessionals hebben we een dossier ontwikkeld dat zorgverleners in de GGZ specialistische ondersteuning biedt in hun dagelijkse werk. Oscar volgt en ondersteunt zorgprofessionals op een slimme en intuïtieve manier. Administratieve taken worden tot een minimum beperkt, waardoor de focus volledig op de zorg ligt. Iets wat vanzelfsprekend lijkt, maar helaas niet altijd het geval is. Daarom kies je voor Oscar ECD.

Oscar leren kennen? Neem contact met ons op.