Ben je klaar om een nieuw elektronisch cliëntendossier (ECD) voor jouw zorginstelling te kiezen? Dat is een grote stap en een belangrijk proces. Een goed ECD maakt het verschil tussen een soepele, efficiënte werkomgeving en een chaotische, tijdrovende administratie. We snappen dat dit een flinke klus kan zijn en dat de overvloed aan keuzes overweldigend kan voelen. Daarom nemen we je in deze blog mee door de stappen die je kunt volgen om de beste keuze te maken voor jouw zorginstelling.

Stap 1: Bepaal waarom je wilt overstappen

Voordat je de zoektocht naar een nieuw ECD begint, is het belangrijk om te weten waarom je wilt overstappen. Zijn er problemen met je huidige systeem? Mist het bepaalde functionaliteiten of is het gewoon tijd voor een upgrade? En is deze reden voor alle collega’s in de organisatie hetzelfde? Ga daarom na bij je stakeholders waar zij tegenaan lopen. Wanneer je duidelijk hebt waarom je organisatie een nieuw ECD nodig heeft, kun je gerichter zoeken en makkelijker beslissingen nemen.

Stap 2: Breng de behoeften van je zorginstelling in kaart

Elke zorginstelling is anders en heeft zijn eigen specifieke behoeften. Maak een uitgebreide lijst van alles wat je nodig hebt van een nieuw ECD. Denk aan zaken als gebruiksgemak, integratiemogelijkheden met andere systemen, rapportagemogelijkheden en natuurlijk de kosten. Betrek je team hierbij, want zij weten als geen ander wat er in de dagelijkse praktijk nodig is. Waar zitten de knelpunten van collega’s, wat moet anders of kan beter? Denk ook na over de verschillende rollen binnen je organisatie en van de verschillende behoeftes.

Stap 3: Zet behoeften om in processen

Nu je weet wat je nodig hebt, is het tijd om deze behoeften om te zetten in concrete werkprocessen binnen de software. Hoe moet het ECD jouw zorginstelling ondersteunen? Stel scenario’s op van de dagelijkse workflow en kijk hoe het nieuwe systeem deze processen kan verbeteren. Dit helpt je om duidelijk te zien welke functionaliteiten echt essentieel zijn. De meeste ECD’s bieden verschillende opties en mogelijkheden die kunnen worden aangepast aan de wensen behoeften van jouw zorginstelling.

Tip: Kies je voor een ECD-leverancier die zelf de implementatie van de software verzorgt en daarna ondersteuning biedt, dan houd je de lijntjes kort. Zo heb je ook na de livegang nog invloed op de doorontwikkeling van de software.

Stap 4: Praat met gebruikers

Een van de beste manieren om een goed beeld te krijgen van een ECD is door te praten met andere gebruikers. Vraag zorgorganisaties die al met de software werken naar hun ervaringen. Wat zijn de pluspunten? Wat zijn de minpunten? Zijn ze tevreden met de ondersteuning van de leverancier? Dit soort informatie is goud waard en kan je veel tijd en frustratie besparen.

Stap 5: Ga in gesprek met de softwareleveranciers

Tijd om de leveranciers zelf te ontmoeten. Nodig ze uit voor een gesprek en laat ze hun product presenteren. Dit is jouw kans om alle vragen te stellen die je hebt. Hoe verloopt de implementatie?? Hoe zit het met service en support? Door een goed gesprek te voeren, krijg je niet alleen inzicht in het product, maar ook in de mensen achter het product.

Stap 6: Maak je keuze en implementeer

Heb je een keuze kunnen maken? Geweldig! Nu is het tijd om de knoop door te hakken. Bespreek de voorwaarden, maak duidelijke afspraken en zorg voor een goede implementatieplanning. Denk hierbij ook aan training voor je medewerkers zodat iedereen soepel over kan stappen.

Kiezen voor Oscar ECD

Met deze stappen ben je goed op weg naar het vinden van het perfecte elektronisch cliëntendossier voor jouw zorginstelling. Wil je je oriënteren op Oscar ECD? Oscar volgt en ondersteunt GGZ-zorgprofessionals op een slimme en intuïtieve manier. Administratieve taken worden tot een minimum beperkt, waardoor de focus volledig op de zorg ligt. Iets wat vanzelfsprekend lijkt, maar helaas niet altijd het geval is. Daarom kies je voor Oscar ECD.

Meer weten over Oscar? Neem contact met ons op.